در مرحله اول ، قبل از شروع همایش مجریان با ورود اطلاعات شخصی شرکت کننده شامل نام و نام خانوادگی و اطلاعات مربوط به مقاله شامل کد , زمان و مکان و نام دیگر نویسندگان و تعیین نوع شارژهای مورد نیاز برای شرکت کننده، کارت هوشمند شرکت کننده را صادر می نماید. درصورت ثبت نام به صورت الکترونیکی و از طریق سایت نیز اطلاعات با استفاده از برنامه نوشته شده به صورت خودکار به کارت افراد انتقال یافته و در روز اول کنفرانس به فرد اعطا می گردد . از دیگر امکانات این بخش ویرایش اطلاعات کارت در صورت نیاز می باشد. همچنین می توان با انتخاب دکمه گزارشات لیست شرکت کنندگان ثبت نام شده در کنفرانس را مشاهده نمود.

ثبت ورود و خروج شرکت کنندگان
در فرم ورود و خروج شرکت کنندگان با قرار دادن کارت خود بر روی هر یک از کیوسک های موجود در محیط کنفرانس زمان ورود و یا خروج خود را در سیستم درج می نمایند. به این صورت که با قرار گرفتن یک کارت بر روی کارت خوان اطلاعات کارت خوانده شده و زمان ورود یا خروج فرد ثبت می گردد . از دیگر امکانات موجود در این فرم مشاهده گزارش افراد موجود در سالن های کنفرانس و زمان ورود و خروج آنهاست.
عدم نیاز به ارتباط شبکه ای
با توجه به طراحی توزیع شده سیستم , ثبت ورود وخروج افراد با استفاده هر کدام از کیوسک ها امکان پذیر و الزامی به بستر شبکه وجود نداشته می باشد .
استفاده از غذاخوری
در فرم نوبت غذایی شرکت کننده می تواند با توجه به شارژ غذایی که در کارت خود ذخیره دارد، با مراجعه به غذاخوری و قرار دادن کارت خود بر روی کارت خوان، در صورت مجاز بودن از نوبت غذایی تعیین شده استفاده نماید. در این فرم نیز می توان با انتخاب دکمه گزارشات از لیست افراد موجود در رستوران که نوبت غذایی خود را دریافت کرده اند به تفکیک هر روز گزارش تهیه نمود.
دریافت هدیه کنفرانس
در فرم هدیه کنفرانس، شرکت کننده می تواند با قرار دادن کارت خود بر روی کارت خوان مجاز بودن یا نبودن خود را برای دریافت هدیه کنفرانس مشاهده کند و در صورت مجاز بودن نسبت به دریافت هدیه اقدام نماید. دکمه گزارشات در این فرم نیز لیست افرادی که هدیه خود را دریافت نموده اند را نمایش می دهد.

صدورگواهینامه
یکی از قابلیتهای مفید و تاثیرگذار سامانه مدیریت همایش محاسبه هوشمند امتیاز شرکت در کنفرانس و کارگاههای آموزشی بر مبنای مدت حضور مفید و صدور گواهینامه برای شرکت کنندگان به صورت نرم افزاری می باشد . امکان صدور گواهینامه در مراسم اختتامیه همایش و تحویل آن به شرکت کنندگان از نقاط قوت سامانه به شمار می رود . قسمت گزارشات این بخش نیز امکان ارائه آمار گواهینامه های صادر شده به تفکیک هر روز و کارگاه اموزشی را دارا می باشد .
سخت افزار

• کارتخوان که از طریق درگاه USB به رایانه متصل می گردد. دستگاه کارت خوان با توجه به فرامینی که از کاربر رایانه دریافت می کند، عملیات لازم را بر روی کارت انجام می دهد.
   
• کارت Mifare با ظرفیت یک کیلو بایت، جهت ذخیره سازی اطلاعات مورد نیاز با توجه به کاربری تعریف شده مورد استفاده قرار می گیرد.
   
• کیوسک :که مجهز به یک دستگاه رایانه ومتعلقات آن بوده و تراکنش های کارت را بر روی خود نمایش می دهد .